Pagina 22 - Pais Febbraio 2015

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 In Primo Piano
rante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.
Inoltre, il documento informatico, deve essere:
- identificato in modo univoco e persistente (anche tramite la segnatura di protocollo),
- memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti (protocollo informa-
tico) o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi.
Nel caso di redazione del documento informatico tramite l’utilizzo strumenti software
(comma 1 lett. a), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da
una o più delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata;
b) l'apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di
sicurezza;
e) il versamento ad un sistema di conservazione.
Nel caso di documento informatico acquisito per via telematica (PEO/PEC) o su suppor-
to informatico (supporto USB, ecc.) e negli altri casi descritti al comma 1 lett. b), le carat-
teristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall'operazione di memoriz-
zazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilità
del documento (protocollo informatico) o in un sistema di conservazione.
Nel caso di documento informatico formato attraverso la registrazione informatica
delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione
telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente – (ad esempio
la compilazione di un modulo on-line) – ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le caratte-
ristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall'operazione di registrazione
dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'in-
tegrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero
con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel
sistema di conservazione.
Al termine delle procedure per salvaguardare l’immodificabilità e l’integrità del docu-
mento vanno associate allo stesso il riferimento temporale (comma 7), l’evidenza infor-
matica (comma 8) e i metadati contenenti le informazioni minime (comma 9) costituiti da:
a) l'identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
c) l'oggetto;
d) il soggetto che ha formato il documento;
e) l'eventuale destinatario;
f) l'impronta del documento informatico.
Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità
gestionali e conservative.
Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (dalla carta al digitale)
– Art. 4
L’art. 4 del DPCM definisce quali devono essere le corrette modalità per produrre le
copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (di cui all'art. 22,
commi 2 e 3, del Codice).
Vanno cioè adottati quei processi che garantiscano che il documento informatico abbia
contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.
La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con
firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.
L’attestazione di conformità, laddove richiesta dalla natura dell'attività, può essere in-
serita all’interno del documento informatico o prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine.
Sia nel primo, sia nel secondo caso il documento informatico così prodotto è sottoscrit-
Nel caso di documento
informatico acquisito
per via telematica o su
supporto informatico
le caratteristiche di
immodificabilità e di
integrità sono
determinate
dall'operazione di
memorizzazione in un
sistema di gestione
informatica dei
documenti che
garantisca
l'inalterabilità del
documento
La copia per immagine
di uno o più
documenti analogici
può essere sottoscritta
con firma digitale o
firma elettronica
qualificata da chi
effettua la copia